A la conclusion du contrat

1 - Attention à la définition et la quantification de règles communes relatives au choix des véhicules

La mise à disposition de véhicules en Location Longue Durée aux différents collaborateurs d’une entreprise peut provoquer des iniquités ou des jalousies. En effet, la voiture au-delà, de son aspect utilitaire, est un élément de valorisation des collaborateurs. A ce titre, la gestion du parc d’une entreprise est un outil de sa politique sociale.

Pour optimiser cet aspect social de la LLD, il est recommandé de mettre en place une « Car Policy », se traduisant par politique flotte. Il s’agit de définir, à l’avance la politique menée en matière d’attribution des véhicules, des procédures de choix, de commande, d’utilisation et de restitution des véhicules. Pour cela, il sera nécessaire de définir auparavant les besoins de l’entreprise et vérifier que les prestations choisies répondent à ses besoins.

2 - Attention aux véhicules qui consomment un taux important de CO2

3 - Attention aux offres qui vous imposent un forfait kilométrique

Attention, aux prestataires qui sont prêt à négocier sur tout pour avoir votre contrat et qui en fin de contrat vont vous aligner.

Toute location s'accompagne d'un contrat sur la base duquel est fixé votre loyer, contrat qui définit la durée de l'engagement et votre kilométrage. Selon les sociétés ce choix est plus ou moins large. Optez pour un organisme qui vous laisse choisir librement la durée et le kilométrage que vous souhaitez pour la voiture que vous désirez, et non des packs figés. D'ailleurs seules les premières vous permettent aussi de pouvoir modifier vos choix en cours de contrat. Vous pourrez ainsi par exemple augmenter votre kilométrage si vous changer de domicile et vous éloigner de votre travail. Sinon vous devrez payer des pénalités qui peuvent être élevées.

« On n’a pas de grille, mais néanmoins, on s’emploie à simplifier nos relations », « Par exemple, pour le kilomètre en plus ou en moins, on va établir un contrat », « Le système de remboursement est donc parfaitement transparent », « pour ce qui concerne, la remise en état, juste avant la remise du véhicule pour les 120 000 Km, on va faire un bilan pour vous éviter les surprises ». « Un mois avant, on fait donc une visite pour faire un point sur la carrosserie ce qui vous permet de les faire passer en assurance », « On cherche à mettre en place une relation de confiance ».

4 - Attention aux prestataires qui spontanément ne vous proposeraient pas de grille de restitution ou de vétusté

La fin du contrat doit être transparente dès le début de la relation commerciale

Au-delà des coûts liés au lancement du contrat, à son déroulement et à ses modifications, les coûts de restitution peuvent constituer une charge importante non prévue,

L’usure du véhicule restitué en fin de contrat correspond à un état standard de vétusté. Cet état standard doit vous être communiqué par le loueur, dès le début de la relation commerciale. A défaut vous risqueriez de faire face à une facturation conséquente de frais de remise en état que vous n’auriez pas prévu.

« Pour la grille, vous la demandez, on vous la donne mais ne vous y trompez pas, très peu de nos concurrents le font spontanément », « Nous, on le fait spontanément, mais ce n’est pas le cas de tout le monde »

Attention, certains loueurs tiennent compte de l’âge du véhicule et appliquent des taux d’abattement sur les coûts de réparation. Un plus pour vous ! N’hésitez pas à le leur demander !

5 - Attention : pour comparer les offres n’hésitez pas à demander les condition générale de location (CGL)

Les explications et brochures commerciales fournies lors de vos premiers contacts avec un prestataire LLD mettent en avant certains des services proposés.

Cependant, afin de pouvoir comparer avec exactitude et en toute objectivité, les propositions qui vont sont faites, il est vivement conseillé de se reporter aux CGL (Conditions Générales de Location). Il s’agit du document juridique qui sera signé et engagera les deux parties, qui comportent les principales conditions commerciales relatives à la prestation de location proposée.

6 - Attention aux prestataires qui ne disposeraient pas d’une couverture européenne

De plus en plus de collaborateurs d’entreprises de façon régulière ou occasionnelle ont à se déplacer au-delà des frontières nationales. Il est important que les mêmes services (assistance, maintenance…) de LLD leur soient offerts quelque soit le pays où ils se trouvent.

De même, afin d’éviter les différences de traitement, il est important que les mêmes règles s’appliquent au plus grand nombre

Au quotidien

7 - Attention aux prestataires qui ne travaillent qu’avec un petit réseau de garagistes

En cas d’assistance, de maintenance ou de réparation, l’utilisateur doit s’adresser à un garagiste qui accepte de travailler avec le loueur, afin d’éviter toute contrainte de gestion. Il est donc important que vos collaborateurs puissent trouver un garage partenaire de votre prestataire LLD où qu’il soit situé.

Nous vous conseillons donc de privilégier les loueurs qui travaillent avec un réseau dense de garagistes présent sur tout le territoire. Ça n’est pas le cas de tous.

8. Attention de vérifier à la bonne adéquation à vos contraintes comptables

La plupart des loueurs peuvent s’adapter à votre mode de fonctionnement.

Par exemple, en matière de facturation, veillez à ce que votre loueur vous transmette des documents conformes à votre organisation, afin d’éviter tout travail de réimputation et faciliter vos analyses comptables.

Gestion de groupe pour reconstituer des groupes. Grandes structures, vision globale de l’entreprise, un outil capable de reproduire la structure de l’entreprise

Etes-vous capable de l’intégrer à notre comptabilité ? Envoyez-vous des fichiers Excel (quelle fréquence) ?, Savez-vous faire de la dématérialisation de factures ? (Échange de données)

.9. Attention de pouvoir bénéficier d’un outil de reporting informatisé adapté de la gestion de votre entreprise

La LLD vous permet une externalisation de la gestion de votre parc automobile et donc un allégement des contraintes administratives. Le plus souvent des outils de suivi et de reporting en ligne vous sont proposés.

Pour que ce service soit vraiment efficace, il est important que votre prestataire parle le même langage que vous, qu’il s’adapte à votre organisation pour éviter d’alourdir votre gestion.

Pour le suivi du parc, il faut que vous définissiez avec votre contact commercial, à quelle fréquence et par quel moyen (e-mail, tableaux Excel, outil en ligne …) vous souhaitez être informé de l’évolution et des éventuelles anomalies.

10. Attention à la capacité de gestion des équipements pour chacun des prestataires

La prestation de LLD qui vous est proposée comprend la mise à disposition du véhicule mais également sa maintenance, notamment la gestion des équipements. Veillez à ce que les services proposés répondent à vos attentes.

Par exemple, en matière de pneumatiques, un forfait vous est proposé avec un nombre défini de pneus de rechanges durant votre contrat. Prenez garde à ce que vous puissiez effectuer l’échange dans un centre proche de chez vous. Certains loueurs ne travaillent qu’avec un réseau restreint alors qu’avec d’autres vous pourrez aller changer vos pneus quasiment partout.

Toujours en matière de pneumatiques, certains de vos collaborateurs auront parfois besoin de pneus « hiver ». Dans ce cas, vérifiez que votre loueur inclut à son offre pneumatique une telle prestation, notamment que le montage et le démontage de ces équipements soient intégrés au forfait proposé.

Peut-on changer les pneus où l’on veut ou doit-on aller dans votre réseau ?
Offrez-vous des solutions pneus été / hiver ?
La gestion des pneus est-elle globalisée ou gérée voiture par voiture ?1

11 - Attention à bien vérifier l’usage que vont avoir les conducteurs au regard de leur contrat d’assurance

En cas de sinistres

12 - Attention aux offres qui ne prévoient pas de vous fournir un véhicule de remplacement en cas d'immobilisation de votre véhicule

Plus que la mise à disposition d’un véhicule, la LLD est d’abord un service qui doit vous assurer, à tout moment la mobilité de vos collaborateurs.

Ainsi, en cas d’immobilisation du véhicule (panne, maintenance, vol …), il faut que vos collaborateurs puissent bénéficier facilement, économiquement et rapidement d’un véhicule de remplacement.

A cette fin, il vous sera proposé par certains prestataires de souscrire, pour une somme modique, à un forfait « Véhicules de remplacement ». En l’absence d’un tel service, il faudra avoir recours, en cas d’immobilisation, à une location de courte durée, bien plus onéreuse.

11 - Attention à bien vérifier l’usage que vont avoir les conducteurs au regard de leur contrat d’assurance

A la restitution du véhicule

13. Attention aux prestataires qui à la restitution évaluent la remise en état au-delà de la franchise ou du seuil de tolérance

Lors de la restitution du véhicule, le locataire et un représentant du loueur ou, le plus souvent, un garagiste mandaté, établissent ensemble un état de restitution. Cet état permettra d’évaluer le montant des réparations.

Si ce montant dépasse la franchise de votre assureur ou le seuil de tolérance fixé par le loueur, vous aurez à prendre en charge des frais de remise en état. Dans ce cas, pour s’assurer que le devis proposé corresponde réellement aux réparations nécessaires, vous êtes en droit de demander une contre expertise.

14. Attention à bien différencier franchise et seuil de tolérance …

Une franchise s’applique sur les éventuels frais de remise en état, elle est directement imputée sur le coût des réparations et vient en déduction des sommes dues.

En revanche, le seuil de tolérance correspond à un montant au-delà duquel la totalité des sommes dues seront facturées.

Exemple 1 : Franchise de 300 €

• Réparation et remise en état : 320 €

• Montant dû : 320 – 300 = 20 €

Exemple 2 : Seuil de tolérance de 300 €

• Réparation et remise en état : 320 €

• Montant dû : 320 €

Exemple 3 : Seuil de tolérance de 300 €

• Réparation et remise en état : 280 €

• Montant dû : 0 €